Témoignage Intégrateur Hubspot

Optimisation des projets d’intégration sur la gestion documentaire : 

Le retour d’expérience de l’agence NILE

L’intégration de HubSpot permet aux entreprises d’optimiser leur gestion commerciale, d’automatiser leurs processus marketing et d’améliorer le suivi client. Cependant, un aspect clé reste souvent complexe et coûteux dans les projets d’intégration : la gestion et la génération de documents.

Contrats, devis, factures, rapports de suivi… Ces documents sont indispensables, mais leur création et leur mise à jour peuvent rapidement devenir un casse-tête, mobilisant des ressources techniques et limitantes l’autonomie des équipes métiers.

L’agence NILE, spécialisée dans l’intégration HubSpot pour les entreprises industrielles et B2B, a été confrontée à cette problématique à plusieurs reprises. 

Son objectif : Trouver une solution permettant à ses clients d’automatiser la gestion documentaire sans complexité technique, tout en optimisant l’efficacité de leurs équipes techniques.

Les défis des intégrateurs HubSpot face à la gestion documentaire

Lors de l’implémentation HubSpot chez leurs clients, les intégrateurs doivent souvent faire face à plusieurs obstacles liés à la gestion documentaire :

• Une dépendance aux développeurs : chaque modification d’un modèle de document nécessite une intervention technique, ce qui mobilise du temps et des ressources.
• Des outils tiers complexes et coûteux : certaines solutions comme PandaDoc ou [...] ajoutent des frais supplémentaires et des contraintes techniques aux projets.
• Un manque d’autonomie des clients finaux : les équipes métiers doivent solliciter leur intégrateur HubSpot pour chaque mise à jour de document, ce qui ralentit leur réactivité.
• Une gestion documentaire contraignante : l’absence de solution adaptée impose des modifications manuelles, ce qui alourdit la charge de travail et complique le suivi des opérations.

Chez NILE, cette situation compliquait la gestion des projets, mobilisait des ressources techniques sur des tâches à faible valeur ajoutées et rendant plus complexe la gestion documentaire des clients au quotidien.

CarboneIO et NILE : un partenariat pour une gestion documentaire optimisée

Face aux défis liés à la génération de documents dans HubSpot, l’agence NILE a intégré Carbone dans ses projets clients afin d’automatiser ce processus et d’offrir plus d’autonomie aux utilisateurs finaux.

L’objectif était de :

• Réduire la dépendance aux développeurs : permettre aux équipes métiers des clients finaux d’adapter leurs modèles de documents sans intervention technique.
• Automatiser la génération documentaire : créer des documents directement à partir des données HubSpot, sans ressaisie manuelle ni traitement supplémentaire.
• Assurer une compatibilité avec les formats existants : Utiliser les données métiers pour générer automatiquement des documents finalisés en PDF DOCX, XLSX, HTML, PPTX…
• Optimiser les coûts : proposer une solution plus flexible et accessible, réduisant la dépendance aux outils tiers coûteux et limitant les développements spécifiques.

Grâce à cette approche, les clients finaux de NILE gagnent en autonomie et peuvent gérer leurs documents sans solliciter leur intégrateur HubSpot à chaque mise à jour. En parallèle, l’agence NILE optimise son temps et réduit sa charge de travail, en se concentrant sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Cas d’usage concrets 

Grâce à Carbone, NILE a déployé une gestion documentaire automatisée dans plusieurs secteurs d’activité voici quelques exemples : 

Industrie & Maintenance

Documents automatisés :

• Rapports d’intervention générés directement depuis HubSpot.
• Devis et bons de commande créés à partir des données métiers.
• Suivi des opérations de maintenance exportées en XLSX et PDF.

Bénéfices pour les clients finaux : Une transition fluide, réduction des erreurs manuelles, accélération des cycles de validation et meilleur suivi des interventions.

Services B2B & Consulting

Documents automatisés :

• Génération des propositions commerciales et contrats de service.
• Automatisation des factures et documents comptables.
• Création de rapports de suivi projet, personnalisables par les équipes métiers.

Bénéfices pour les clients finaux : uniformisation des documents, simplification des processus et meilleure réactivité des équipes commerciales.

Finance & Assurance

Documents automatisés :

• Production automatisée de certificats et attestations.
• Consolidation et export des analyses financières en PDF et XLSX.

Bénéfices pour les clients finaux : conformité réglementaire garantie, réduction des charges administratives et gain de temps.

Un impact direct pour les intégrateurs HubSpot et leurs clients

L’intégration de Carbone a généré des bénéfices immédiats pour l’agence NILE en tant qu’intégrateur et pour les entreprises clientes.

Bénéfices pour NILE en tant qu’intégrateur HubSpot

• Gain de temps : simplification de la mise en œuvre et accélération des projets HubSpot.
• Moins de dépendance aux développeurs : réduction des tâches techniques liées aux documents.
• Optimisation des ressources internes : les équipes se concentrent sur l’intégration HubSpot sans être bloquées par la gestion documentaire.
• Meilleure satisfaction client : une solution simple, efficace et qui s’adapte aux besoins de chaque entreprise.

Bénéfices pour les clients finaux

• Autonomie accrue : mise à jour et personnalisation des documents directement par les équipes métiers.
• Flexibilité totale : prise en charge de tous les formats nécessaires à leur activité.
• Réduction des coûts : utilisation d’un outil performant et plus économique que les solutions proposées sur le marché (que PANDADOC)
• Intégration transparente dans l’écosystème existant sans migration de données nécessaire.

Le témoignage de l’agence NILE

Retour d’expérience intégrateur

"Grâce à Carbone, nous avons pu automatiser la génération de documents dans HubSpot tout en réduisant significativement la charge de maintenance (faible TMA). L’intégration s’est faite rapidement et sans surcharge technique. Nous gagnons du temps sur chaque projet, réduisons notre dépendance aux développeurs et offrons à nos clients une solution flexible et évolutive."

Pourquoi les intégrateurs HubSpot devraient envisager cette solution ?

Si vous êtes intégrateur HubSpot, Carbone peut vous aider à fluidifier vos projets tout en offrant plus de valeur à vos clients.

• Accélérez vos déploiements clients en réduisant la charge technique liée aux documents.
• Offrez plus d’autonomie aux utilisateurs finaux, en leur permettant de modifier leurs documents sans passer par un développeur.
• Réduisez les coûts en évitant les solutions documentaires rigides et coûteuses.
• Gérez tous types de documents sans contrainte de format ni de structure.
• Intégrez de manière transparente une solution dans l’écosystème existant de votre client sans migration de données nécessaire.